Im Arbeitsalltag kommt es ständig vor, dass man eine E-Mail an mehrere Empfänger (z.B. Kunden, Lieferanten, Partner usw…) senden muss. Glücklicherweise muss man die E-Mail nicht an jeden einzeln schicken, sondern kann einen E-Mail-Verteiler nutzen bzw. die entsprechenden Personen/Verteilerlisten „in Cc (carbon copy) setzen“. Doch daraus ergibt sich ein Problem mit der Datenschutz-Grundverordnung! Erfahren Sie im Folgenden, welche Rolle die DSGVO hier spielt und wie Sie Datenschutzverstöße einfach vermeiden können.
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Bcc, „Blind Carbon Copy“, ist eine E-Mail-Funktion, die verhindert, dass Empfänger sehen, wer sonst die Nachricht erhalten hat. Das ist insbesondere wichtig, wenn es um den Datenschutz nach DSGVO geht, da E-Mail-Adressen als personenbezogene Daten gelten. Das bedeutet, dass deren ungewollte Weitergabe an Dritte rechtlich problematisch ist.
Ein Unternehmen aus Sachsen-Anhalt wurde 2019 zu einer Geldstrafe von 2.600 € verurteilt, weil ein Mitarbeiter Empfänger in das Cc-Feld gesetzt hatte, anstatt Bcc zu verwenden. Die betroffenen E-Mail-Adressen wurden damit ungeschützt offengelegt. Dieser Vorfall zeigt, wie einfach ein Verstoß gegen die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) passieren kann und wie wichtig es ist, die Bcc-Funktion zu nutzen, um solche Fehler zu vermeiden.
Quelle: mkm-datenschutz.de
Bcc ist immer dann notwendig, wenn Sie E-Mails an mehrere externe Empfänger senden und deren Adressen nicht offenlegen möchten. Dies gilt besonders bei:
Das Bcc-Feld lässt sich in Outlook leicht aktivieren. Wenn Sie eine neue E-Mail erstellen, wechseln Sie zum Reiter „Optionen“ und klicken auf „Bcc“. Ab sofort können Sie dort alle Empfänger eintragen, ohne dass diese die anderen Empfänger sehen. Diese simple Anpassung hilft Ihnen, die DSGVO-Vorgaben ohne zusätzlichen Aufwand zu erfüllen.
Die Verwendung von Bcc ist nicht nur eine Funktion zur Wahrung der Privatsphäre, sondern auch eine einfache Möglichkeit, den gesetzlichen Anforderungen der DSGVO gerecht zu werden. Besonders bei Massen-E-Mails oder geschäftlichen Nachrichten an externe Empfänger vermeiden Sie so rechtliche Risiken und hohe Bußgelder, wie im Fall des Unternehmens aus Sachsen-Anhalt. Ein bewusster Einsatz von Bcc trägt somit maßgeblich zur IT-Sicherheit und zum Datenschutz in Ihrem Unternehmen bei.
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