Wie Bcc in E-Mails hilft, Datenschutzverstöße zu vermeiden

Im Arbeitsalltag kommt es ständig vor, dass man eine E-Mail an mehrere Empfänger (z.B. Kunden, Lieferanten, Partner usw…) senden muss. Glücklicherweise muss man die E-Mail nicht an jeden einzeln schicken, sondern kann einen E-Mail-Verteiler nutzen bzw. die entsprechenden Personen/Verteilerlisten „in Cc (carbon copy) setzen“. Doch daraus ergibt sich ein Problem mit der Datenschutz-Grundverordnung! Erfahren Sie im Folgenden, welche Rolle die DSGVO hier spielt und wie Sie Datenschutzverstöße einfach vermeiden können.

Inhaltsverzeichnis 

1. Was ist Bcc und warum ist es so wichtig?
2. Datenschutz und Bußgelder: Warum bcc notwendig ist
3. Wann sollten Sie Bcc verwenden?
4. So aktivieren Sie das Bcc-Feld in Outlook
5. Fazit: Vermeiden Sie Bußgeler durch den gezielten Einsatz von Bcc

Was bedeutet Bcc?

Bcc, „Blind Carbon Copy“, ist eine wichtige E-Mail-Funktion, die dafür sorgt, dass Empfänger einer Nachricht nicht sehen können, wer noch im Verteiler steht. Das ist besonders relevant für Datenschutz und IT-Sicherheit, insbesondere im Hinblick auf die DSGVO.

Da E-Mail Adressen als personenbezogene Daten gelten, kann eine ungewollte Offenlegung rechtliche Konsequenzen haben. Unternehmen und Organisationen sollten daher beim Versand von Massen E-Mails oder beim versenden von sensiblen Informationen stets BCC nutzen, um die Privatsphäre der Empfänger zu schützen.

BCC ist bspw. in Outlook, Gmail, GMX und vielen weiteren E-Mail Anbietern problemlos möglich.

Tipp: Wer regelmäßig Newsletter oder Serienmails versendet, sollte auf profesionelle E-Mail-Marketing-Tools setzen, die eine sichere DSGVO-konforme Verwaltung von Empfängerdaten ermöglichen.

Datenschutz und Bußgelder: Warum bcc notwendig ist

Ein Unternehmen aus Sachsen-Anhalt wurde 2019 zu einer Geldstrafe von 2.600 € verurteilt, weil ein Mitarbeiter Empfänger in das Cc-Feld gesetzt hatte, anstatt Bcc zu verwenden. Die betroffenen E-Mail-Adressen wurden damit ungeschützt offengelegt. Dieser Vorfall zeigt, wie einfach ein Verstoß gegen die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) passieren kann und wie wichtig es ist, die Bcc-Funktion zu nutzen, um solche Fehler zu vermeiden.

Quelle: lewento.de

Wann sollten Sie Bcc verwenden?

Bcc ist immer dann notwendig, wenn Sie E-Mails an mehrere externe Empfänger senden und deren Adressen nicht offenlegen möchten. Dies gilt besonders bei:

• Versand von Massenmails oder Newslettern
• E-Mails an verschiedene Geschäftspartner oder Kunden
• Situationen, in denen der Schutz der Privatsphäre im Vordergrund steht

So aktivieren Sie Bcc in Outlook

Das Bcc-Feld lässt sich in Outlook leicht aktivieren. Wenn Sie eine neue E-Mail erstellen, wechseln Sie zum Reiter „Optionen“ und klicken auf „Bcc“. Ab sofort können Sie dort alle Empfänger eintragen, ohne dass diese die anderen Empfänger sehen. Diese simple Anpassung hilft Ihnen, die DSGVO-Vorgaben ohne zusätzlichen Aufwand zu erfüllen.

Vorteile der Bcc-Nutzung

• Schützt die Privatsphäre Ihrer Empfänger
• Minimiert das Risiko von Datenschutzverletzungen
• Verhindert rechtliche Konsequenzen und hohe Bußgelder
• Hilft bei der Einhaltung der DSGVO-Richtlinien

Fazit: Vermeiden Sie Bußgeler durch den gezielten Einsatz von Bcc

Die Verwendung von Bcc ist nicht nur eine Funktion zur Wahrung der Privatsphäre, sondern auch eine einfache Möglichkeit, den gesetzlichen Anforderungen der DSGVO gerecht zu werden. Besonders bei Massen-E-Mails oder geschäftlichen Nachrichten an externe Empfänger vermeiden Sie so rechtliche Risiken und hohe Bußgelder, wie im Fall des Unternehmens aus Sachsen-Anhalt. Ein bewusster Einsatz von Bcc trägt somit maßgeblich zur IT-Sicherheit und zum Datenschutz in Ihrem Unternehmen bei.

Mehr Tipps zur Umsetzung der Datenschutz Grundverordnung finden Sie in unserem kostenlosen DSGVO Ratgeber!