Vorsicht beim E-Mail Öffnen: So schützen Sie sich vor Risiken

Grundsätzlich gilt: E-Mails von unbekannten Absendern niemals sofort öffnen!

Cyberkriminelle setzen gezielt auf Phishing-Mails, um Schadsoftware zu verbreiten oder persönliche Daten wie Passwörter und Bankinformationen zu stehlen. Durch die Nutzung bekannter Logos, angeblich dringenden Nachrichten von Banken, Paketdiensten, Verwandten oder auch Kollegen wirken diese E-Mails häufig täuschend echt. Besonders gefährlich: Oft reicht bereits ein einziger Klick auf einen infizierten Anhang oder Link, um Schadsoftware auf Ihrem Gerät zu installieren. Es ist also besondere Vorsicht geboten, wenn Sie eine unerwartete oder unbekannte Nachricht erhalten.

Doch was tun, wenn Sie E-Mails erhalten, deren Absender Ihnen unbekannt sind? Beispielsweise bei Bewerbungen können Sie die Absender nicht kennen. Die Regel, keine unbekannten E-Mails zu öffnen, wäre hier schwer umzusetzen. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie E-Mails sicher öffnen und was Sie beachten sollten.

Wie gehe ich mit unbekannten E-Mails um?

Unbekannte E-Mails sollten immer mit Skepsis behandelt werden, insbesondere wenn sie unerwartete Anhänge oder Links enthalten. Wie Sie also mit unbekannten E-Mails am besten umgehen, haben wir Ihnen folgend einmal aufgelistet.

Absender überprüfen: In E-Mail-Programmen wie Outlook können Sie die Eigenschaften der E-Mail bzw. die des Absenders einsehen. Bewegen Sie dafür einfach den Mauszeiger über den Absendernamen um hier die vollständige Absenderadresse angezeigt zu bekommen.

Achtung: Manche Phishing-Mails verwenden täuschend echte Adressen! (z. B. "support@paypal.com" mit einem großen I (i) statt einem kleinen l (L) 

Keine Anhänge oder Links anklicken: Selbst wenn eine E-Mail vertrauenswürdig erscheint, sollten Sie niemals Anhänge oder Links öffnen, bevor Sie die Echtheit der Nachricht geprüft haben. Schadsoftware kann sich bereits durch einen einfachen Klick auf einen Link installieren.

E-Mails in einem sicheren Bereich öffnen: Verdächtige Nachrichten sollten Sie in einem Junk-Mail-Ordner oder einer sicheren Umgebung geöffnet werden. Viele Programme blockieren dort automatisch schädliche Anhänge. Zusätzlich kann es helfen, die E-Mail-Vorschau zu deaktivieren, da bereits das Laden einer infizierten Nachricht ein Risiko darstellen kann.

Merken Sie sich diese Grundregeln zum sicheren E-Mail-Umgang:

• ✅ Unbekannte oder verdächtige E-Mails niemals unüberlegt öffnen.

   

• ✅ Absender und Inhalt sorgfältig prüfen.

   

• ✅ Bei Unsicherheiten den IT-Administrator oder einen Experten fragen.

   

• ✅ Verdächtige E-Mails sofort löschen.

Mehr Tipps zur E-Mail Sicherheit finden Sie in unserem Ratgeber zur E-Mail Sicherheit!

Was tun bei Bewerbermails?

Bewerbermails stellen einen Sonderfall dar, denn Sie können die Absender in der Regel nicht kennen. Es ist jedoch unrealistisch, jede E-Mail so intensiv zu prüfen, wie oben beschrieben. Außerdem dürfen Sie verdächtige Bewerber E-Mails nicht einfach löschen.

Nach §34 BDSG (Bundesdatenschutzgesetz) sind Sie verpflichtet, Bewerbern Auskunft zu erteilen. Selbst wenn Sie den Verdacht haben, dass eine E-Mail Schadsoftware enthält, können Sie sich nicht ignorieren. Hier besteht die Gefahr, dass Kriminelle diese Taktik nutzen, um Zugang zu Ihren Systemen zu erlangen und Schaden anzurichten. Doch wie können Sie sicherstellen, dass Sie keine infizierte E-Mail öffnen müssen?

Vorsicht DSGVO: Bewerbermails sicher handhaben

Leiten Sie Bewerbermails nicht unüberlegt weiter - besonders, wenn der Absender nicht verifiziert ist. Zum einen riskieren Sie, Schadsoftware in Ihr Netzwerk zu bringen, zum anderen verstoßen Sie möglicherweise gegen Datenschutzbestimmungen:

1. Das BDSG verpflichtet Sie, einem Bewerber Auskunft über den Umgang mit seinen Daten zu geben.
2. Seit dem 25.05.2018 verpflichtet die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) zur Löschung von nicht mehr benötigten personenbezogenen Daten.

Wie können Sie beide Punkte gewährleisten, wenn Sie die E-Mail weitergeleitet haben? In diesem Fall hätten Sie die Kontrolle über die Daten verloren.

In unserem Ratgeber zur E-Mail-Sicherheit erfahren Sie, wie Sie Bewerbermails sicher öffnen, ohne Sicherheitsrisiken einzugehen oder gegen Datenschutzvorgaben zu verstoßen.

Fazit: Vorsicht beim Öffnen von E-Mails

Sie sehen: Selbst scheinbar harmlose E-Mails, wie Bewerbungen, können ein Sicherheitsrisiko darstellen. Viele Angriffe werden über E-Mails geöffnet, da der potenzielle Schaden oft unterschätzt wird. Denken Sie daran, wie viele E-Mails Sie und Ihre Mitarbeiter täglich empfangen - es braucht nur einen einzigen falschen Klick, um kritische Sicherheitslücken zu öffnen und Ihre Systeme zu gefährden.

Ignorieren Sie dieses Risiko nicht, sondern setzen Sie sich aktiv mit dem THema auseinander. E-Mail-basierte Angriffe werden immer raffinierter und gezielter. Die Schulung Ihrer Mitarbeiter im richtigen Umgang mit verdächtigen E-Mails ist deshalb essenziell.

Denn neben technischen Sicherheitsmaßnahmen ist es entscheidend, dass das Bewusstsein für die Gefahren geschäft wird. Bedenken Sie: Prävention ist der Schlüssel zu einer robusten Abwehr - wer potenzielle Risiken erkennt, kann frühzeitig handeln und seine IT-Sicherheit maßgeblich erhöhen.

Unser Tipp: Mitarbeiter schulen

Es ist wichtig, dass jedes Mitglied über den richtigen Umgang mit unbekannten E-Mails geschult ist. Eine IT Security Mitarbeiterschulung ist die optimale Lösung, um Ihre Mitarbeiter für dieses Thema zu schulen und zu sensibilisieren!

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