Vorsicht beim E-Mail Öffnen: So schützen Sie sich vor Risiken

Grundsätzlich gilt: E-Mails von unbekannten Absendern niemals sofort öffnen!

Doch was tun, wenn Sie E-Mails erhalten, deren Absender Ihnen unbekannt sind? Beispielsweise bei Bewerbungen können Sie die Absender nicht kennen. Die Regel, keine unbekannten E-Mails zu öffnen, wäre hier schwer umzusetzen. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie E-Mails sicher öffnen und was Sie beachten sollten.

Wie gehe ich mit unbekannten E-Mails um?

Bevor wir auf den Sonderfall Bewerbungen eingehen, hier ein paar grundsätzliche Regeln zum E-Mail öffnen, die Sie und Ihre Mitarbeiter befolgen sollten. Wenn Sie sich nicht sicher sind, ob eine E-Mail echt ist, können Sie in Programmen wie Outlook die Eigenschaften der E-Mail überprüfen. So lässt sich oft herausfinden, von wem die E-Mail wirklich stammt. Sollten danach noch Zweifel bestehen, kontaktieren Sie Ihren Administrator.

Mehr Tipps zur E-Mail Sicherheit finden Sie in unserem Ratgeber zur E-Mail Sicherheit!

Außerdem empfiehlt es sich, verdächtige E-Mails in einem speziellen Junk-Mail-Ordner zu öffnen. Dieser blockiert normalerweise Anhänge, die Viren enthalten könnten. Vermeiden Sie es, bei verdächtigen E-Mails die Vorschau zu öffnen, da allein das schon ein Risiko für Ihr System darstellt!

Zusammenfassend: Wichtige Regeln beim E-Mail Öffnen:

• Gefährliche E-Mails sofort löschen, ohne sie zu öffnen.
• Verdächtige E-Mails gründlich überprüfen, bevor Sie sie öffnen.

Was tun bei Bewerbermails?

Bewerbermails stellen einen Sonderfall dar, denn Sie können die Absender in der Regel nicht kennen. Es ist jedoch unrealistisch, jede E-Mail so intensiv zu prüfen, wie oben beschrieben. Außerdem dürfen Sie verdächtige Bewerber E-Mails nicht einfach löschen.

Nach §34 BDSG (Bundesdatenschutzgesetz) sind Sie verpflichtet, Bewerbern Auskunft zu erteilen. Selbst wenn Sie den Verdacht haben, dass eine E-Mail Schadsoftware enthält, können Sie sich nicht ignorieren. Hier besteht die Gefahr, dass Kriminelle diese Taktik nutzen, um Zugang zu Ihren Systemen zu erlangen und Schaden anzurichten. Doch wie können Sie sicherstellen, dass Sie keine infizierte E-Mail öffnen müssen?

Vorsicht DSGVO: Bewerbermails sicher handhaben

Leiten Sie Bewerbermails nicht unüberlegt weiter - besonders, wenn der Absender nicht verifiziert ist. Zum einen riskieren Sie, Schadsoftware in Ihr Netzwerk zu bringen, zum anderen verstoßen Sie möglicherweise gegen Datenschutzbestimmungen:

1. Das BDSG verpflichtet Sie, einem Bewerber Auskunft über den Umgang mit seinen Daten zu geben.
2. Seit dem 25.05.2018 verpflichtet die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) zur Löschung von nicht mehr benötigten personenbezogenen Daten.

Wie können Sie beide Punkte gewährleisten, wenn Sie die E-Mail weitergeleitet haben? In diesem Fall hätten Sie die Kontrolle über die Daten verloren.

In unserem Ratgeber zur E-Mail-Sicherheit erfahren Sie, wie Sie Bewerbermails sicher öffnen, ohne Sicherheitsrisiken einzugehen oder gegen Datenschutzvorgaben zu verstoßen.

Fazit: Vorsicht beim Öffnen von E-Mails

Sie sehen: Selbst scheinbar harmlose E-Mails, wie Bewerbungen, können ein Sicherheitsrisiko darstellen. Viele Angriffe werden über E-Mails geöffnet, da der potenzielle Schaden oft unterschätzt wird. Denken Sie daran, wie viele E-Mails Sie und Ihre Mitarbeiter täglich empfangen - es braucht nur einen einzigen falschen Klick, um kritische Sicherheitslücken zu öffnen und Ihre Systeme zu gefährden.

Ignorieren Sie dieses Risiko nicht, sondern setzen Sie sich aktiv mit dem THema auseinander. E-Mail-basierte Angriffe werden immer raffinierter und gezielter. Die Schulung Ihrer Mitarbeiter im richtigen Umgang mit verdächtigen E-Mails ist deshalb essenziell.

Denn neben technischen Sicherheitsmaßnahmen ist es entscheidend, dass das Bewusstsein für die Gefahren geschäft wird. Bedenken Sie: Prävention ist der Schlüssel zu einer robusten Abwehr - wer potenzielle Risiken erkennt, kann frühzeitig handeln und seine IT-Sicherheit maßgeblich erhöhen.

Unser Tipp: Mitarbeiter schulen

Es ist wichtig, dass jedes Mitglied über den richtigen Umgang mit unbekannten E-Mails geschult ist. Eine IT Security Mitarbeiterschulung ist die optimale Lösung, um Ihre Mitarbeiter für dieses Thema zu schulen und zu sensibilisieren!